Come si scrive al Papa?

People often tell us that because a particular client is very grand and important, we should use a more formal writing style for them. Not so. Our Italian writer Mariella has proof that even the Pope’s happy with a more informal approach. Scroll down for an English translation.

A me è successo di scrivere al Papa per lavoro, alcuni anni fa, e ci ho messo più tempo a pormi le domande sul come scrivere la lettera che a scriverla davvero.

Come ci si rivolge al Papa? Egregio? Gentile? Caro? Sua Santità? Ma non solo: quale è il tono di voce da usare: formale, colloquiale, naturale?

Ricordo il telegiornale di una domenica di settembre del 1999. Papa Karol Wojtyla, nell'Angelus aveva parlato a favore del computer e del suo ruolo per il progresso della società.

Era un fatto importante, davvero.

A quei tempi io lavoravo allo Smau, tra le più grandi Fiere delle tecnologie a livello europeo ed ero responsabile della comunicazione e delle relazioni pubbliche. La nostra manifestazione attirava mezzo milione di persone ogni anno e si sarebbe aperta dopo pochi giorni.

Proposi al mio Presidente di allora, di scrivere una lettera al Papa ringraziandolo per le parole spese a sostegno del nostro settore. Mi misi al lavoro per scrivere la lettera più delicata della mia vita professionale. O almeno io la vedevo così.

Primo dubbio: come si scrive al Papa? Qual'è la formula di cortesia da usare?

Non volevo sbagliare. Telefonai quindi all'ufficio stampa del Vaticano pensando di stare in attesa per un po' di tempo. Mi rispose subito una signora gentilissima che mi suggerì di scrivere al Papa in modo naturale come si scrive a una persona che si conosce. Il Papa - mi disse - amava le lettere semplici e senza orpelli.

Ci pensai su e optai comunque per la formula di cortesia: "Sua Santità". Il resto fu più facile. Quell'invito alla semplicità e alla forma diretta mi rimase impresso.

Nel giro di una settimana ricevemmo una risposta affettuosa da parte del portavoce del Papa, Joaquin Navarro Valls. Il Papa, attraverso le parole del suo bravissimo portavoce, si complimentava con noi e auspicava il successo della manifestazione. E così fu.

How to write to the Pope

A few years ago, I had to write a letter to the Pope. I ended up spending more time worrying about how to write the letter than actually doing it. How to start it? Dear Sir? Dear Pope? Hello His Holiness? But not only that – what’s the right tone of voice for talking to the Pope?

It all came about after I watched the news one Sunday in 1999. I was working for the communications and public relations department of Smau, one of the largest technology fairs in Europe. Our fair attracted half a million people every year and would be opening in a couple of days. The news was about a speech Pope John Paul II had made in favour of computers and technology, and their role in advancing society. It was an important moment for people in my line of business.

So I suggested to my boss that I write a letter to the Pope to say thanks for the words he’d said in support of our industry. Then I sat down to write the most delicate letter of my professional life.

I was desperate not to make any mistakes. So I phoned the Vatican’s press office. Expecting to be on hold forever, I was pleasantly surprised when I was immediately put through to someone. I asked her my question – how should I go about writing to the Pope? And she said ‘write to the Pope like you’d write to someone you know’. According to her, the Pope preferred simple writing, without frills.

I decided to start with ‘Your Holiness’. After that, the rest was easy. The advice to be simple and direct made the whole thing really straightforward (and it impressed me a lot).

Within a week we got a lovely reply from the Pope’s spokesman, Joaquin Navarro Valls. The Pope wanted to wish us a successful event. Which it was.